DEFINISI KOMUNIKASI DAN
PROSES KOMUNIKASI
Komunikasi
adalah suatu proses memberi dan menerima informasi sampai pada pemahaman makna.
Pengertian dari proses komunikasi tersendiri adalah langkah-langkah antara
suatu sumber dan penerima yang menghasilkan pentransferan dan pemahaman makna.
Para ahli komunikasi menyatakan bahwa proses komunikasi yang efektif adalah
adanya pemahaman bersama antara orang yang menyampaikan pesan dengan yang
menerima pesan.
Berdasarkan
fakta, diketahui bahwa komunikasi berasal dari bahasa latin communis yang berarti “bersama”.
Komunikator atau pengirim pesan berusaha mencari “kebersamaan” dengan si
penerima pesan. Karena itu, kita juga dapat mendefinisikan Komunikasi (communication) sebagai transisi
informasi dan pemahaman melalui penggunaan simbol-simbol bersama dari satu
orang ataupun kelompok ke pihak lainnya. Simbol-simbol bersama yang digunakan
dapat berwujud verbal maupun nonverbal.
UNSUR-UNSUR DALAM
PROSES KOMUNIKASI
·
Sumber (Commmunicator)
Seseorang
yang mempunyai gagasan, informasi, serta maksud dan tujuan berkomunikasi.
·
Pesan (Message)
Dapat
berwujud verbal maupun nonverbal.
·
Pengkodean (Encoding)
Suatu
proses mengubah suatu pesan komunikasi menjadi bentuk simbol.
·
Saluran (Channel / Medium)
Media
yang menyampaikan pesan.
·
Pengurai-Penerima Pesan (Decoding-Receiver)
Pengurai
adalah istilah teknis untuk setiap proses pikiran dari penerima pesan.
·
Umpan Balik (Feedback)
Mengurangi
kemungkinan terjadinya distorsi antara pesan yang dikirim dan diterima.
Komunikasi dua arah menyediakan feedback penting dari penerima ke
komunikator.
·
Suara Derau (Noise)
Dilihat
sebagai faktor-faktor yang menyimpangkan pesan yang disampaikan.
JENIS-JENIS KOMUNIKASI
DALAM ORGANISASI
1. Komunikasi
ke Bawah (Downward Communication)
Komunikasi
yang arahnya mengalir dari individu yang berada pada kedudukan lebih tinggi
dalam hierarki organisasi kepada mereka yang kedudukannya lebih rendah.
2. Komunikasi
ke Atas (Upward Communication)
Komunikasi
yang arahnya mengalir dari individu yang kedudukannya lebih rendah dalam
struktur organisasi kepada mereka yang kedudukannya lebih tinggi. Salah satu
bentuk komunikasi ke atas yang paling sering ditemukan adalah kotak saran,
rapat-rapat kelompok, dan protes mengenai suatu prosedur.
3. Komunikasi
Horizontal (Horizontal Communication)
Komunikasi
yang terjadi pada lintas fungsi yang berbeda-beda dalam sebuah organisasi.
Komunikasi horizontal diperlukan demi terjadinya koordinasi dan integrasi dari berbagai
fungsi organisasi yang beragam. Contohnya komunikasi antar departemen di kantor
dan komunikasi antar jurusan dalam satu fakultas di suatu univesitas.
4. Komunikasi
Diagonal (Diagonal Communication)
Komunikasi
yang terjadi lintas fungsi dan lintas tingkatan dalam sebuah organisasi.
Komunikasi diagonal termasuk jarang digunakan dalam organisasi, namun dianggap
penting dalam situasi-situasi tertentu dimana para anggotanya tidak dapat
berkomunikasi dengan efektif melalui jalur-jalur komunikasi yang konvensional.
5. Komunikasi
Eksternal (Komunikasi dengan Pihak Luar)
Organisasi-organisasi
seringkali berkomunikasi dengan pihak luar untuk mempresentasikan produk dan
layanan, menampilkan citra perusahaan yang positif, menarik karyawan, dan untuk
mendapatkan perhatian. Jenis komunikasi eksternal yang umum meliputi empat
program berbeda, yaitu :
-
Hubungan Masyarakat
-
Periklanan
-
Promosi
-
Survei Konsumen
Masing-masing
program tersebut digunakan untuk mengumpulkan ataupun menyebarkan informasi.
Program-program komunikasi internal dan eksternal menyediakan berbagai ide,
informasi, hubungan, dan pemahaman mengenai apa yang dirasakan oleh para
individu dan kelompok, apa yang penting, dan juga apa yang perlu diperbaiki.
KOMUNIKASI
EFEKTIF
Telah
dibahas sebelumnya bahwa para ahli komunikasi menyatakan proses komunikasi yang
efektif adalah adanya pemahaman bersama antara orang yang menyampaikan pesan
dengan yang menerima pesan. Komunikasi efektif harus direncanakan dengan
memperhatikan situasi, waktu, tempat, dan pendengarnya. Permasalahan yang
sering dihadapi adalah masalah memposisikan manusia sebagai penerima pesan.
Untuk menghindari terjadinya masalah tersebut, maka dalam berkomunikasi perlu
diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. Bahwa
publik kita itu adalah manusia, yang tak pernah lepas dari pengaruh apa saja.
2. Manusia
lebih cenderung memperhatikan, mendengarkan, atau membaca pesan yang dirasa
sesuai dengan kebutuhan atau sikap mereka.
3. Adanya
media massa yang beragam memberi efek yang beragam pula pada publik.
4. Media
massa memberi variasi efek yang besar bagi publik secara perorangan ataupun
kelompok.
Dengan
kemajuan teknologi, interaksi antara anggota-anggota dalam organisasi dengan
masyarakat semakin meningkat dan meluas.
Beberapa ketentuan yang memudahkan terwujudnya komunikasi efektif,
diantaranya :
-
Kemampuan mengamati dan menganalisa
persoalan
-
Kemampuan menarik perhatian
-
Kemampuan mempengaruhi pendapat
-
Kemampuan menjalin hubungan berdasar
rasa saling mempercayai.
Keefektifan
sebuah proses komunikasi juga tergantung pada bentuk dari pesan yang
disampaikan, yaitu berupa:
1. Kata-kata
(Words), yang meliputi :
-
Kosakata (Vocabulary)
-
Bahasa (Language)
-
Frase (Phrases)
-
Struktur kalimat (Sentence structure)
-
Kejelasan kalimat (Sentence Clarity)
2. Bahasa
penyampaian (Paralanguage), yang
meliputi :
-
Kecepatan berbicara (Rate of speech / speed)
-
Artikulasi (Diction)
-
Penekanan (Tone)
-
Ritme (Rhythm)
-
Volume suara (Volume)
3. Sikap
Nonverbal (Nonverbal Behavior), yang
meliputi :
-
Gerak-gerik (Gestures)
-
Ekspresi wajah (Facial expressions)
-
Kontak mata (Eye contact)
-
Bahasa tubuh (Body language)
-
Posisi (Positioning).
Adapun
hal-hal yang perlu ditanyakan dalam berkomunikasi adalah seperti : apa,
mengapa, bagaimana, dimana, siapa, kapan, serta tujuan dan situasinya, karena
dengan memperhatikan hal tersebut kita akan mendapatkan informasi yang jelas.
Kejelasan informasi yang disampaikan dan diterima tersebut lah yang akan
menghasilkan sebuah komunikasi yang efektif.
IMPLIKASI KOMUNIKASI
PADA ORGANISASI
Manusia sebagai makhluk sosial tidak
dapat lepas dari komunikasi, begitu juga berlaku pada organisasi. Organisasi
yang baik ialah organisasi yang mampu menjalankan komunikasi antar anggotanya
dengan baik. Diantara pihak-pihak yang berkomunikasi harus terdapat two-way-communications atau komunikasi
timbal balik, untuk mencapai tujuan dan cita-cita bersama. Komunikasi
organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi didalam
kelompok formal ataupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto dalam Iqbal,
2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu
sendiri dan sifatnya berorientasi pada kepentingan organisasi. Orientasinya
bukan pada organisasi, melainkan lebih pada anggotanya secara individual.
Komunikasi
dalam organisasi juga dapat diartikan sebagai komunikasi suatu organisasi yang
dilakukan oleh pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang
berkaitan dengan organisasi. Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi
terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat
dalam pencapaian tujuan organisasi. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk
komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik yang
digunakan, media yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor penghambat,
dan sebagainya.
Tanpa
adanya interaksi yang baik, sebuah organisasi tidak akan dapat mencapai
tujuannya. Interaksi disini adalah mutlak meliputi seluruh anggota organisasi
yang dapat berupa penyampaian informasi, instruksi tugas kerja ataupun
pembagian tugas kerja. Biasanya proses komunikasi dalam suatu manajemen organisasi
meliputi atasan dan bawahan dengan penyampaian yang terarah dari atasan ke
bawahannya yang semata-mata berorientasi berdasarkan organisasi. Apabila
seluruh bawahan dan atasan dapat berkomunikasi dengan baik, maka seluruh
kesalahpahaman yang berisiko mungkin akan berkurang, karena tiap manusia
mempunyai cara berkomunikasi yang berbeda-beda secara verbal.
Dengan
kata lain dapat disimpulkan bahwa pentingnya komunikasi dalam suatu organisasi
adalah sebagai berikut :
1. Komunikasi
mendatangkan efektifitas yang lebih besar.
2. Komunikasi
menempatkan orang-orang pada tempat yang seharusnya.
3. Komunikasi
membawa orang-orang terlibat dalam organisasi dan meningkatkan motivasi
berkinerja yang baik serta komitmen terhadap organisasi.
4. Komunikasi
menghasilkan hubungan dan pengertian yang lebih baik antara bawahan, kolega, dan
orang-orang di dalam maupun luar organisasi.
5. Komunikasi
mendorong orang untuk mengerti perlunya perubahan.
6. Komunikasi
meminimalkan permasalahan-permasalahan di dalam keorganisasian seperti konflik,
stress, demotivasi dan loyalitas.
Agar
tercipta komunikasi yang kolaboratif dalam organisasi, setiap staf pada bagian
manapun hendaknya memiliki karakteristik sebagai berikut :
-
Relationship
Oriented ---> Networking ---> Sinergi
-
Service
Focused ---> Berpikir pada pelayanan
-
Customer
Commited ---> Memiliki komitmen pada pelanggan
-
Facilitative (Media saluran/pendukung)
-
Forward Thinking (Berpikir kedepan)
- Value
Added (Nilai tambah ---> Selalu berusaha
mengupdate kemampuan komunikasi)
-
Team Driven (Serba tim) dan Leadership (Mampu
tampil sebagai pemimpin).
REFERENSI ARTIKEL
1. E
Hersey. Ralph, Management of
organizational behavior, New Jersey: Prentice-Hall International, 1993.
2. Suwarto.
FX, Perilaku Keorganisasian,
Yogyakarta: Penerbitan Universitas Atma Jaya Yogyakarta, 1999.
3. Ivancevich.
John M, Konopaske. Robert, dan Matteson. Michael T, Perilaku dan Manajemen Organisasi Edisi Ketujuh, Jakarta: Erlangga,
2006.
